6.4 Azubi-Planer
Der Azubi-Planer, wenn vom Unternehmensadministrator aktiviert, ermöglicht die Zuordnung von Ausbildungsbeauftragen zu Azubis in zeitlicher Abfolge. Die Zuordnung kann durch Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte, Auszubildende sowie Ausbildungsadministrator durchgeführt werden.
Diese Funktion ist empfehlenswert, wenn Azubis, während ihrer Ausbildung, mehrere Stationen im Unternehmen durchlaufen. Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie diese Funktion benötigen, dann wenden Sie sich direkt an Ihre IHK
Alle am Prozess beteiligten Personen erhalten Benachrichtigungen, wenn Ausbildungsbeauftragte einem Azubi zugeordnet werden, die Zuordnung angepasst bzw. entfernt wird und wenn Berichtsheftwochen eingereicht, freigegeben bzw. abgelehnt werden.
Bei Deaktivierung des Azubi-Planers durch den Unternehmensadministrator werden aktuell gesetzte Ausbildungsbeauftragte für den gesamten Ausbildungszeitraum der Auszubildenen gesetzt.
Der Ausbildungsadministrator hat die Möglichkeit einem Ausbildungsbeauftragten Bereiche zuzuordnen. Dafür klickt der Ausbildungsadministrator auf die Kachel „Verwaltung AusbilderInnen und Ausbildungsbeauftragte“ in das Register Ausbildungsbeauftragte. Dort kann in der Spalte „Bereich“ durch Eingabe des gewünschten Textes Ausbildungsbeauftragten verschiedene Bereiche zuordnet werden.
Es können maximal drei Bereiche für einen Ausbildungsbeauftragten eingetragen werden.
Durch die neue Kachel „Azubi-Planer“ können unterschiedliche Ausbildungsbeauftragte Auszubildenen für verschiedene Zeiträume (in Kalenderwochen) zugewiesen werden. Um einen Ausbildungsbeauftragten erfolgreich zuweisen zu können, muss der Name des Ausbildungsbeauftragten und der genaue Zeitraum angegeben werden. Die Zuordnung des Ausbildungsbeauftragten erfolgt in einem Kalender, der den gesamte Ausbildungszeitraum abbildet.
Im oberen Abschnitt „Ausbildungsbeauftragte nach Bereich filtern“ haben Sie die Möglichkeit nur für Sie relevante Ausbildungsbeauftragte anzeigen zu lassen, indem Sie einen Bereich anklicken. Die Anzeige aktualisiert sich automatisch. Falls Ihnen mehrere Ausbildungsbeauftragte angezeigt werden, wählen Sie den gewünschten Ausbildungsbeauftragten aus. Zudem haben Sie die Möglichkeit die Filter-Suchleiste (obere Suchleiste) zu nutzen, und den gewünschten Bereich einzutippen.
Über die Ausbildungsbeauftragten-Suchleiste (untere Suchleiste) können Sie gezielt durch Eintippen des Namens nach dem entsprechenden Ausbildungsbeauftragten suchen
Um einen Ausbildungsbeauftragten einem Azubi für eine bestimmten Zeitraum zuordnen zu können, klicken Sie auf den Ausbildungsbeauftragten oder nutzen Sie die Drag-and-Drop Methode. Durch den Klick bzw. durch das Hineinziehen des Ausbildungsbeauftragten erscheint ein Pop-up Fenster, in dem Sie den gewünschten Zeitraum bestimmen können.
Der gewählte Ausbildungszeitraum muss immer an einem Montag beginnen und an einem Sonntag enden und darf sich nicht mit einer bereits vorhandenen Zuordnung überschneiden.
Sollte ein Ausbildungsbeauftragter, der für einen bestimmten Zeitraum zugeordnet ist, ausfallen, kann dieser aus der Zeitplanung entfernt werden und durch einen neuen Ausbildungsbeauftragten für den fehlenden Zeitraum ersetzt werden. Hierfür müssen Sie zunächst die bestehende Zuweisung entfernen oder kürzen und anschließend einen neuen Ausbildungsbeauftragten zuweisen.
Der Status des Berichtsheftes nach der Freigabe ist in der Jahresansicht anhand der Symbole und dem Hover Effekt zu erkennen. Liegt das Berichtsheft beim Ausbildungsbeauftragten zur Prüfung wird die Woche mit einer leeren Sanduhr gekennzeichnet. Liegt das Berichtsheft beim Ausbilder zur Prüfung wird die Woche mit einer halb vollen Sanduhr gekennzeichnet.