4.3 Eintrag auf Tagesbasis hinzufügen

Bei der Berichtsheftführung auf Tagesbasis ist es notwendig, für jeden einzelnen Tag den Ort, Ihre Anwesenheit sowie die konkreten Tätigkeiten wie die Dauer (Ausbildungsstunden) aufzuführen.

Navigieren Sie zu der gewünschten Kalenderwoche und wählen Sie „Einträge auf Tagesbasis anlegen“ aus.
Wählen Sie nun mithilfe des Dropdown-Menüs Anwesenheit und Ort für den gewünschten Tag aus.

Freie Tage wie bspw. Wochenenden müssen nicht ausgefüllt werden und können leer bleiben. Es ist nicht notwendig eine Anwesenheit/Abwesenheit auszuwählen.

Der Abbau von Überstunden kann mit der Option ”Zeitausgleich” vermerkt werden.

Für eine Arbeitsunfähigkeit ist die Option „sonstige Abwesenheit“ zu nutzen. Nur die ”sonstige Abwesenheit” wird als Fehltage gezählt. Zusätzlich kann optional, bei Einträgen auf Wochenbasis, eine Abwesenheitsnotiz hinzugefügt werden.

3. Haben Sie im Feld Anwesenheit „anwesend“ und einen Ort ausgewählt, erweitert sich der Berichtshefteintrag und für jeden ausgewählten Ort erscheint der Button „Einträge hinzufügen“. Klicken Sie diesen Button an, um Einträge hinzuzufügen.

4. Sie können zwischen Stichpunkt-Eintrag und Freitext-Eintrag auswählen. In einem Stichpunkt-Eintrag können Sie stichpunktartig pro Tag mehrere Tätigkeiten in verschiedenen Stichpunkt-Einträgen kurz beschreiben.

Die Eingabemaske der Stichpunkte können Sie an der rechten unteren Ecke der Felder auf die gewünschte Größe ziehen. Über die Schaltfläche „Weiteren Eintrag hinzufügen“ können Sie einen weiteren Stichpunkt-Eintrag durchführen.

Wählen Sie den Freitext-Eintrag, können Sie für diesen Tag einen größeren Fließtext schreiben. Ihnen stehen außerdem verschiedene Textformatierungsmöglichkeiten via Rich-text-Editor zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie auch Bilder und Tabellen hinzufügen können. Um die Vollbildansicht zu öffnen bzw. wieder zu schließen klicken Sie auf den Button „Vollbild aktivieren/deaktivieren“. Der Eintrag kann sowohl im Vollbildmodus als auch im Editormodus bearbeitet werden.

5. Verfassen Sie Ihren Berichtshefteintrag für den jeweiligen Tag.

6. Bevor die Erstellung des Berichtshefteintrags fertig ist, können bzw. müssen Sie die Dauer angeben und Ihren Einträgen Qualifikationen zuordnen (abhängig davon, was der Unternehmensadministrator im Vorfeld festgelegt hat).

7. Wenn der Unternehmensadministrator die Ausbildungsstunden als Pflichtfeld definiert hat, so ist die Dauer zwingend auszufüllen. Erkennen können Sie dies daran, dass es rot unterstrichen ist. Sie können mithilfe der Pfeile oder durch Eingabe via Tastatur die Dauer des jeweiligen Eintrages festlegen.

Das Serviceportal Bildung markiert Ihnen durch rote Akzente noch fehlende Eingaben.

8. Sie haben nun die Möglichkeit Ihren Tätigkeiten Qualifikationen aus dem Rahmenlehrplan sowie der sachlich-zeitlichen Gliederung zuzuordnen. So können Sie und Ihr Ausbilder im Bereich Ausbildungsfortschritt bzw. Ausbildungsstand sehen, in welchen Themenbereichen Sie wie viel Erfahrung sammeln konnten. Sollte der Unternehmensadministrator die Angabe der Qualifikationen als eine Pflichtangabe definiert haben, ist das Qualifikationssymbol rot hinterlegt. Um Qualifikationen Einträgen zuzuordnen, klicken Sie auf das Qualifikationssymbol.

9. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Qualifikationen auswählen können und sich per Dropdown einen genauen Überblick über die Lernziele der Qualifikation verschaffen können. Die Qualifikationen sind alphabetisch sortiert. Und Sie haben die Möglichkeit über die Suchleiste gezielt nach Qualifikationen zu suchen. Mit Klick auf „Ok“ werden Ihre Angaben gespeichert. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Betriebliche Themen, die in keine spezifische Qualifikation eingeordnet werden können, können als „Sonstige Qualifikation“ gekennzeichnet werden.
Schulische Themen, die in keine spezifische Qualifikation eingeordnet werden können, können als „Allgemeinbildende Fächer“ gekennzeichnet werden.

Um weitere Informationen zu Ihren Qualifikationen einzusehen, besuchen Sie die Internetseite des Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) oder klicken Sie hier. Das Bundesinstitut für Berufsbildung ist das anerkannte Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen Aus- und Weiterbildung in Deutschland. Sie können Informationen zu schulischen Qualifikationen aus dem Rahmenlehrplan und beruflichen Qualifikationen aus der Verordnung abrufen.

Möchten Sie Ihren Berichtshefteintrag noch mit Dokumenten oder Bildern veranschaulichen, haben Sie die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen. Nach einem Klick auf das Büroklammer-Symbol öffnet sich ein Fenster.

Die Anzahl der Anhänge pro Eintrag ist auf 10 Anhänge für einen Wocheneintrag und 5 Anhänge pro Tageseintrag beschränkt. Die Größe einer Datei ist auf max. 5MB beschränkt.

10. Nachdem Sie durch Klicken auf „Datei wählen“ und Auswahl der Datei oder durch Drag-and-Drop Dateien hinzugefügt haben, wählen Sie bitte die Option „Hochladen“ aus, um die Dateien in Ihrem Berichtsheft hochzuladen.

Wollen Sie eine Datei wieder löschen, klicken Sie in dem Fenster „Anhänge“ auf das Mülleimer-Symbol neben der entsprechenden Datei und bestätigen Sie anschließend durch einen Klick auf den Haken das Löschen des Anhangs.

Es werden folgende Dateiformate zum Upload der Dateien empfohlen:

.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .odf, .odt, .swx, .ods, .sxc, .opd, .rtf, .txt, .pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .png, .tiff, .bmp

11. Sie können Ihren Berichtshefteinträgen Kommentare hinzufügen. Diese kann Ihr Ausbildender bzw. Ausbildungsbeauftragter einsehen und auch darauf antworten. Die Kommentare sind bei einem Export des Berichtsheftes nicht enthalten. Um einen Kommentar hinzuzufügen, klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol.