Ist eine Auftragsverarbeitung (AV) zwischen Unternehmen und der IHK oder zwischen dem Unternehmen und der IHK DIGITAL GmbH notwendig?
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Digitalen Berichtshefts stellt keine Auftragsverarbeitung durch die für Sie zuständige IHK dar. Es handelt sich bei dem Account des Azubis und dem Account des Mitgliedsunternehmens (Ausbilder) um eigene und getrennte Accounts, für welche die Nutzer selbst verantwortlich sind.
Hintergrund dafür ist, dass für alle Beteiligten im Digitale Berichtsheft jeweils eine eigene gesetzliche Grundlage aus dem BBiG besteht, welche die Verarbeitung vorgibt. Für den Azubi regelt § 13 Nr. 7 2. Fall BBiG die Führung eines elektronischen Ausbildungsnachweises. Für den Ausbilder regelt § 14 Abs. 2 BBiG das Durchsehen des Ausbildungsnachweises.
Bei den personenbezogenen Daten, die angezeigt werden, handelt es sich um die Daten aus dem IHK-Stammdatensystem, die aufgrund gesetzlicher Grundlage verarbeitet werden. Die zuständige IHK verarbeitet diese nicht aufgrund einer Beauftragung durch das Mitgliedsunternehmen (Ausbilder), sondern weil sie selbst als Verantwortliche dazu verpflichtet ist. Insoweit gelten für die zuständige IHK die gesetzlichen Vorgaben für die Durchführung der hoheitlichen Aufgaben nach dem IHK-Gesetz und § 76 BBiG.
Auch liegt bei der Nutzung des Digitalen Berichtshefts keine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, da die zuständige IHK die Zwecke der Verarbeitung nicht gemeinsam mit dem Mitgliedsunternehmen (Ausbilder) festlegt, sondern die IHK (und auch das Mitgliedsunternehmen und der Azubi) diese Zwecke vom BBiG vorgegeben bekommen. Es steht also nicht zur Disposition der Beteiligten - und insbesondere nicht zur Disposition der hoheitlich tätig werdenden IHK - die Zwecke frei nach eigenem Ermessen festzulegen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die zuständige IHK unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen; die entsprechenden Informationspflichten werden durch die zuständige IHK erfüllt. Entsprechende Anfragen können dann durch die zuständige IHK beantwortet werden.