Die Freigabe von Berichtsheftwochen kann auf zwei unterschiedliche Weisen erfolgen. Der Standardprozess sieht einen einstufigen Freigabeprozess vor. Während es sich bei dem anderen Prozess um einen zweistufigen Freigabeprozess handelt, welcher zunächst vom Unternehmensadministrator aktiviert werden muss.
Einstufiger Freigabe Prozess:
Um die final ausgefüllte Berichtsheftwoche an Ihren Ausbilder zu senden, müssen Sie auf „Zur Abnahme freigeben“ klicken, sofern Sie sich in der Ansicht der entsprechenden Woche befinden. Dadurch erhält Ihr Ausbilder Einsicht auf die Berichtsheftwoche und kann diese entweder freigeben oder zurückweisen. Das Berichtsheft kann entweder durch den Ausbilder oder Ausbildungsbeauftragten, falls zugeordnet, freigegeben werden.
Zweistufiger Freigabeprozess:
Wurde der zweistufige vom Unternehmensadministrator aktiviert und dem Azubi wurde zusätzlich zum Ausbilder ein Ausbildungsbeauftragter zugeordnet, erfolgt die Freigabe einer ausgefüllten Berichtsheftwoche in hierarchischer Abfolge. Sollte kein Ausbildungsbeauftragter zugeordnet sein, der zweistufiger Freigabeprozess jedoch aktiviert sein, wird das Berichtsheft direkt dem Ausbilder zur Prüfung bereitgestellt.
Die ausgefüllte Berichtsheftwoche wird durch einen Klick auf „Zur Abnahme freigeben“ an den Ausbildungsbeauftragten geschickt. Dadurch erhält der Ausbildungsbeauftragte Einsicht auf Ihre Berichtsheftwoche und kann diese entweder freigeben oder zurückweisen.
Nach Freigabe der Berichtsheftwoche durch den Ausbildungsbeauftragen, erhält der Ausbilder Einsicht auf Ihre Berichtsheftwoche und kann diese entweder final freigeben oder zurückweisen.
Alle am Prozess beteiligten Personen werden über die Benachrichtigungsfunktion entsprechend über den aktuellen Status des Berichtshefts informiert.
Den aktuellen Status können Sie entweder direkt in der Berichtsheftwoche oder in der Jahresansicht einsehen. Um Hinweise in der Jahresansicht angezeigt zu bekommen, hovern Sie mit der Maus über die einzelnen Symbole.
Zurückgewiesene Berichtshefte von Ausbildern sowie von Ausbildungsbeauftragten gehen direkt an den Azubi zurück.
Haben Sie die Woche zur Abnahme freigegeben, können Sie die Einträge erst wieder bearbeiten, wenn Ihr Ausbilder/Ausbildungsbeauftragte die Berichtsheftwoche zurückgewiesen hat oder wenn Sie in der Betriebsheftwoche auf „Woche bearbeiten“ klicken. Bei der Auswahl „Woche bearbeiten“ wird das Berichtsheft aus dem Freigabeprozess zurückgezogen. Der Ausbilder wird in diesem Fall benachrichtigt. Die Woche kann nach erfolgter Überarbeitung wieder zur Freigabe abgegeben werden.
Ist der Button „Zur Abnahme freigeben“ ausgegraut, fehlen Angaben in Ihrem Berichtsheft. Beachten Sie bitte den Hinweistext welcher sichtbar wird sobald Sie über den Button hovern.
Überprüfen Sie bitte, ob Sie für alle Tage den Ort- und Anwesenheits-Status sowie bei allen Berichtshefteinträgen (optional) die Ausbildungsstunden bzw. (optional) die Qualifikationen eingetragen haben.
Der Button „Woche zur Abnahme freigeben“ ändert sich nach dem Klick in „In Prüfung durch Ausbilder“. Das Datum, an dem die Woche freigegeben wurde, erscheint über der jeweiligen Berichtsheftwoche.
