6.6.1 Einladung verschicken

Owned by Support Redaktion, created
Last updated: Aug. 02, 2022
3 min read

Um einen externen Ausbildungsbeauftragen zu einem Unternehmen einladen zu können, muss dieser zunächst von der örtlich verantwortlichen IHK die Rolle „externer Ausbildungsbeauftragter“ zugeteilt bekommen. Erst nachdem die Rollenvergabe abgeschlossen ist, können Sie als Ausbildungsadministrator einen externen Ausbildungsbeauftragten einladen und daraufhin den externen Ausbildungsbeauftragten mit dem Unternehmen verbinden. 

Für die Einladung benötigen Sie die E-Mail-Adresse des externen Ausbildungsbeauftragten mit dem dieser bei Ihrer IHK angelegt wurde. Diese muss Ihnen im Voraus vom externen Ausbildungsbeauftragten mitgeteilt werden. 

Über die Kachel „Verwaltung Ausbilder und Ausbildungsbeauftragte“ können Sie auf den Tab „Externer Ausbildungsbeauftragte“ zugreifen.  

 

Dieser ist aufgeteilt in die folgenden drei Tabs: 

  • Aktiv 

  • Angefragt 

  • Beendet 

Mit einem Klick auf „Angefragt“ erhalten Sie eine Übersicht über alle offenen Einladungen, die Sie an externe Ausbildungsbeauftragte verschickt haben. Um eine neue Einladung zu verschicken, müssen Sie auf den Button „Externen Ausbildungsbeauftragten hinzufügen“ klicken. 

 

Anschließend erscheint ein Pop-up Fenster, in welches die E-Mail-Adresse des einzuladenden Ausbildungsbeauftragten eingegeben werden muss. Nachdem die E-Mail-Adresse korrekt eingeben wurde und Sie auf den Button „Suchen“ geklickt haben, wird Ihnen der Name (Vor- und Nachname) des externen Ausbildungsbeauftragten angezeigt. 

 

Über einen Klick auf den Namen, erhalten Sie eine Übersicht über die Informationen des externen Ausbildungsbeauftragten (Name, E-Mail-Adresse). Weiterhin haben Sie nun die Möglichkeit eine Nachricht an der externen Ausbildungsbeauftragten zu verfassen. Mit einem Klick auf „Weiter“ wird Ihnen ein Entwurf der Einladung angezeigt, sodass Sie die Möglichkeit haben die Daten und ggf. die Nachricht zu kontrollieren. Mit einem Klick auf „Anfrage senden“ wird die Einladung an den externen Ausbildungsbeauftragten verschickt. 

 

Der externe Ausbildungsbeauftragte wird über die Einladung anhand einer Benachrichtigung informiert.  

Ist die E-Mail-Adresse der Anwendung nicht bekannt, werden Sie über einen Hinweis darauf aufmerksam gemacht, dass mit der E-Mail-Adresse noch kein externer Ausbildungsbeauftragter bei Ihrer IHK angelegt wurde. 

In dem Tab „Angefragt“ werden Ihnen anschließend die Anfrage und alle weiteren Anfragen übersichtlich dargestellt. 

 

Die Übersicht “Angefragt” erhält folgende Informationen einer laufenden Anfrage:  

  • Name 

  • E-Mail-Adresse 

  • Anfragedatum 

  • Erneut senden/Löschen 

    Mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol in der Spalte „Erneut senden/Löschen öffnet sich ein Pop-up Fenster. Hier haben Sie die Möglichkeit die Einladung einmal täglich erneut an den externen Ausbildungsbeauftragten zu senden. Außerdem kann die Anfrage, und damit die Einladung, über einen Klick auf den Button „Löschen“ gelöscht werden.