FAQ Weiterbildungs-Informations-System

 

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen die Antworten auf häufig gestellte Fragen geben. Diese Übersicht wird dabei laufend aktualisiert.

 

Allgemeine Fragen

Was ist WIS?

WIS ist ein bundesweites Informationsportal rund um die berufliche Weiterbildung und führt dabei gezielt Anbieter und Interessenten von Weiterbildung zusammen. Dafür werden drei primäre Datenbanken rund um die Weiterbildung zur Verfügung gestellt:

  • WIS – Seminardatenbank

  • WIS - IHK-Weiterbildungsprüfungen

  • WIS - Trainerdatenbank

Wie werde ich über neue Funktionen informiert?

Für jede neue Etappe des WIS werden die entsprechenden Funktionen auf der WIS-Webseite und per E-Mail kommuniziert.

Gibt es ein Benutzerhandbuch, indem ich mich über Funktion und Aufbau informieren kann?

Ja! Es gibt für Weiterbildungsanbieter & Trainer und IHK-Mitarbeitende jeweils ein Benutzerhandbuch. Diese sind so aufgebaut, dass im ersten Teil der aktuelle Aufbau des WIS genauer beschrieben wird. Im zweiten Teil finden Sie genauere Informationen zum aktuellen Administrationsbereich.

Benutzerhandbuch für Weiterbildungsanbieter & Trainer

Benutzerhandbuch für IHK-Mitarbeitende

Zusätzlich können Sie sich den aktuellen Funktionsumfang per Video anschauen:

Für IHK Mitarbeitende
Für Weiterbildungsanbieter & Trainer

Fragen zur Nutzung von Funktionen

Weiterbildungsanbieter/ Trainer

Wie kann ich den XML-Import nutzen?

Als Weiterbildungsanbieter haben Sie die Möglichkeit Ihre gesamten Kurse über eine XML-Schnittstelle hochzuladen. Der Aufbau der XML-Datei muss dabei dem folgenden XSD-Schema entsprechen. Eine Beispieldatei, wie eine lesbare XML-Datei aussieht, können Sie hier herunterladen.

Aktuell werden zwei Möglichkeiten für den Import angeboten. Melden Sie sich für beide Optionen zu Beginn in Ihrem Account an.

  1. Manueller Import: Laden Sie manuell Ihre erstellte XML-Datei in das WIS-Portal hoch. Ihre Kurse werden bei einem erfolgreichen Upload vollständig ausgetauscht.

  2. Automatischer Import: Ihre per URL hinterlegte XML-Datei wird täglich automatisch abgerufen. Die XML-Datei muss dazu auf einem für das WIS-Portal frei zugänglichen Webserver abgelegt werden.

Achtung: Bei der Verarbeitung von sehr großen Dateien (mehr als 100.000 Zeilen innerhalb der XML-Datei) kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Bitte achten Sie hierbei auf den letzten Eintrag im Import-Protokoll. Solange das “Verarbeiten Symbol” (rotierende Pfeile) angezeigt wird, wird Ihre Datei verarbeitet.

Eine Übersicht zu den beiden Funktionen finden Sie im folgenden Video:

 

Notwendige Dateien:

Allgemeine Dokumentation

XSD Schema-Datei

Beispiel XML Datei

Allgemeine Dokumentation

XSD Schema-Datei

Beispiel XML Datei

 

 

 

 

Version

Beschreibung

Datum

Version

Beschreibung

Datum

1.0.0

Initiale Erstellung

11.01.2023

1.0.1

Unbenutzte Datentypen entfernt:

  • CourseType

  • Certificate

  • QM_Certificate

  • UUID-String

  • CurrencyCode

15.02.2023

1.0.2

Vorname in complexType CONTACT:

  • C_SURNAME geändert zu C_FIRSTNAME

Aktualisierung CS_ID

  • element ref="CS_ID" zu name="CS_ID" type="xs:string"

  • Element CS_ID entfernt

27.03.2023

  • Überarbeitung Sprachbeispiel

  • Kleinere Korrekturen

15.06.2023

  • Entfernen Element CS_PRICE_TAX_TOTAL, da Preisinformationen bereits inkl. MwSt. hinterlegt werden.

24.10.2023

  • Ergänzung maximale Ausprägung Schlagworte

30.11.2023

Ich möchte meine Veranstaltungen manuell hinterlegen. Wie funktioniert das?

Zur manuellen Erstellung von Veranstaltungen (inkl. hinterlegen von Terminen, Adressen und Ansprechpartnern) haben wir ihnen die folgende Anleitung erstellt. (Stand: Mai 2023)

Woran erkenne ich, ob ein Import erfolgreich war?

Über Ihren Account unter Datenimport finden Sie das Import-Protokoll.

Hier wird Ihnen übersichtlich dargestellt, wann der letzte Import vorgenommen wurde und dieser erfolgreich war. Klicken Sie für eine detaillierte Betrachtung auf einen Eintrag.

In meinem Import-Protokoll tauchen für meinen letzten Versuch Warnungen auf. Was bedeutet das?

Du die Überarbeitung und Modernisierung der Schnittstelle kann es passieren, dass einzelne Elemente nicht mehr verarbeitet werden können. Um jedoch weiterhin einen Import durchführen zu können, haben wir uns dafür entschieden in diesen Fällen eine Warnung anzuzeigen.

Das bedeutet, dass die hinterlegten Informationen für diese Elemente zwar nicht verarbeitet werden können, eine weitere Bearbeitung der Datei jedoch weiterhin möglich ist.

Es empfiehlt sich bei zukünftigen Versuchen auf diese Elemente zu verzichten.

Ein Beispiel finden Sie hier:

Meiner letzter Import schlug aufgrund eines Fehlers fehl. Was kann ich jetzt tun?

Klicken Sie für eine erste Untersuchung auf den fehlgeschlagenen Versuch innerhalb des Import-Protokolls. Dort werden Ihnen weitere Informationen angezeigt. Eine beispielhafte Fehlermeldung finden Sie hier:

Das WIS-Portal zeigt Ihnen die exakte Stelle an: “⇑⇑⇑ ===== Validierungsfehler".

Bitte überprüfen Sie, ob der Aufbau des Elements richtig ist und ob das Element im WIS-Portal genutzt werden (weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt “Wie kann ich die XML-Schnittstelle nutzen?”)

Meine Kurse tauchen in der Suche nicht auf. Welche Möglichkeiten habe ich das Ranking zu verbessern?

Die Platzierung eines Kurses innerhalb der Suche wir über eine Relevanzberechnung durchgeführt. Hierfür werden die folgenden Bereiche auf eine entsprechende Relevanz überprüft:

  1. Titel

  2. Beschreibung

  3. Schlagwörter

Bitte achten Sie bei der Erstellung darauf, dass das für Sie wichtige Suchwort in jedem der drei Bereiche vorkommt.

Das Spammen (Wiederholtes Verwenden des gleichen Suchwortes hintereinander) führt zu einer Abstrafung der Platzierung.

Detailliertere Informationen finden Sie hier (Achtung: Informationen nur auf Englisch vorliegend): PostgreSQL: Documentation: 14: 12.3. Controlling Text Search

IHK-Prüfungsverantwortliche

Bitte beachten Sie, dass für eine Bearbeitung der Prüfungen und Anbieter ein LUX BS Account mit den notwendigen Rollen vorhanden sein muss. Mehr Informationen finden Sie hier.

Wie kann ich die der IHK bekannten Anbieter bearbeiten bzw. wie kann ich neue Anbieter anlegen?

Im WIS-Portal haben Sie die Möglichkeit über Ihren Prüfungsaccount neue Anbieter anzulegen bzw. bestehende Anbieter zu bearbeiten. Melden Sie sich dazu über Ihren LUX-BS Benutzeraccount im WIS-Portal an. Anschließend navigieren Sie zum Bereich Anbieter und nehmen dort die gewünschten Anpassungen vor. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im nachfolgenden Dokument:

Wie kann ich eine Prüfung bearbeiten bzw. eine neue Prüfung anlegen?

Im WIS-Portal haben Sie die Möglichkeit über Ihren Prüfungsaccount neue Prüfungen anzulegen bzw. bestehende Prüfungen zu bearbeiten. Melden Sie sich dazu über Ihren LUX-BS Benutzeraccount im WIS-Portal an. Anschließend navigieren Sie zum Bereich Prüfung und nehmen dort die gewünschten Anpassungen vor. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im nachfolgenden Dokument:

Fragen zum Account

Was ist mit meinem bereits bestehenden Account passiert?

Ihre gesammelten Account-Informationen wurden in die aktuelle Zwischenlösung importiert (Stand 08/2022). Sie können, gemäß den aktuellen Funktionsumfangs, die hinterlegten Daten bearbeiten.

Sind meine hinterlegten Kursen noch vorhanden?

Ja! Ihre gesamten Kurse (Stand: 08.2022) wurden in die WIS-Zwischenlösung migriert. Dadurch müssen Sie nicht alle Kurse neu anlegen.

Wie kann ich mich in meinen Account einloggen?

Sollten Sie bereits einen WIS-Account besitzen, können Sie sich mit der ursprünglichen E-Mail wieder anmelden. Beachten Sie bitte, dass aufgrund des Cyberangriff alle bestehenden Passwörter aktualisiert werden müssen. Sie werden daher bei der erstmaligen Anmeldung um die Aktualisierung Ihres Passwortes gebeten.

Welche Möglichkeiten zum Login gibt es?

Aktuell wird zwischen zwei Anmeldemöglichkeiten unterschieden.

OAuth Login (LUX BS)

Diese Anmeldemöglichkeit steht aktuell ausschließlich IHK-Mitarbeitenden zur Verfügung.

Damit Anbieter und Prüfungen entsprechend gepflegt werden können ist ein LUX Benutzerkonto mit den folgenden Rollen notwendig:

  • IHKD_WIS_IHKAnbieter: berechtigt zur Bearbeitung der Anbieter

  • IHKD_WIS_IHKPruefung: berechtigt zur Bearbeitung von Prüfungen

Die Rollen können Sie bei Ihrem LUX BS Benutzerverwalter anfragen.

E-Mail-Adresse/ Passwort

Diese Anmeldemöglichkeit steht allen Weiterbildungsanbietern und Trainern zur Verfügung. Sie können Sie mit Ihrer bekannten Account E-Mail-Adresse und dem entsprechenden Passwort anmelden. Sollten Sie ihr Passwort vergessen haben, können Sie über dem Passwort-Feld auf die Option „Passwort vergessen“ klicken, um Ihr aktuelles Passwort zurückzusetzen.

Beim Login wird nach einer E-Mail-Adresse gefragt. Ich besaß ursprünglich nur einen Benutzernamen. Wie muss ich hier vorgehen?

Aufgrund der Umstellung werden die Benutzernamen zur Anmeldung nicht mehr benötigt. Ihr Login kann über die hinterlegte E-Mail-Adresse zu Ihrem Benutzernamen durchgeführt werden.

Fragen zum Vertrag

Wie wird der Zeitraum zwischen Abschaltung und der Bereitstellung der Zwischenlösung verrechnet?

Für das Jahr 2022 fallen keine Beiträge an. Da Rechnungen nicht im Voraus, sondern ausschließlich rückwirkend gestellt werden, fallen keine offenen Beiträge an.

Wie kann ich mich als Weiterbildungsanbieter / Trainer in WIS listen lassen?

Herzlichen Dank für Ihr Interesse am WIS-Portal. Sie können sich über den folgenden Link im WIS-Portal registrieren: https://wis.ihk.de/anbieter/werden

Wie hoch sind die Kosten für registrierte Weiterbildungsanbieter und Trainer?

Weiterbildungsanbieter

  • monatlich 25,60 Euro zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer

  • keine Begrenzung der Anzahl Ihrer veröffentlichten Seminarangebote

  • Kündigungsfrist: einen Monat zum Monatsende

  • Rechnungslegung erfolgt 2 x jährlich (1/2 Quartal)

Trainer

  • monatlich 10,68 Euro zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer

  • Kündigungsfrist: einen Monat zum Monatsende

  • einmalige Rechnungslegung zum Jahresende (4. Quartal)

 

Die Rechnungstellung erfolgt nicht im Voraus, sondern ausschließlich rückwirkend für erbrachte Leistungszeiträume.

Release Übersicht

Hier werden Sie zukünftig alle Informationen zu den Releases für das WIS-Portal finden.

Dezember 2023 Update

Neue Funktionen:

  • Terminfilterung (frühestmöglicher/ spätestmöglicher Start) in der allgemeinen Kurssuche nun verfügbar

  • Umkreissuche für 2, 10, 20, 50, 100 km bei hinterlegten Ort möglich

Anpassungen/ Verbesserungen:

  • Relevanzverbesserung der Suchergebnisse wurde nachgebessert

  • Verschiedene Wording Anpassungen

Fehlerbehebungen:

  • Korrektur des fehlerhaften Linkverhaltens beim Ansprechpartner/ Kontakt wurde behoben

  • Fehlende "Aktiv seit" Information in Vertragsinformationen hinzugefügt

Vergangene Updates

Neue Funktionen:

  • Interessante Kurse können nun in der Kursmerkliste abgespiechert werden

  • Erweitere Softwareanalyse, zur Besserung Unterstützung von Supportanfragen

Anpassungen/ Verbesserungen:

  • Detailliertere Fehlermeldungen für einzelne Bereiche

  • Anpassung angebotene Kursangebotsfilter

  • Verbesserte Unterstützung bei abgelaufenen Registrierungslinks

Fehlerbehebungen:

  • Falsche Benennung IHK Standorte korrigiert

  • ungültige Preishinweise wurden entfernt/ verallgemeinert

  • Falscher Link im Uploadbereich der XML-Dateien aktualisiert

  • Fehlerhaftes Speicherverhalten im Bereich Vertragsinformationen wurde behoben

Neue Funktionen:

  • Kündigungsbutton nun direkt im Account unter Vertragsinformationen vorhanden

    • eine Reaktivierung ist ebenfalls über den Bereich Vertragsinformationen möglich

Anpassungen/ Verbesserungen:

  • Anpassung Willkommenstext beim Login-Fenster

Fehlerbehebungen:

  • Überschreitung Uploadgrenze für Trainer beim XML-Import behoben

Neue Funktionen:

  • Erweiterung der Abschlüsse und Prüfungen in der Anbieterübersicht

Anpassungen/ Verbesserungen:

  • Filteroptionen werden alphabetisch dargestellt

  • Zeilenumbrüche werden im Anbieterprofil und in der Kursbeschreibung nun verwendet

Fehlerbehebungen:

  • Anzeigeberechtigungen für regionale Vorschriften eingeschränkt

  • Fehlender Nachname in Registrierungsbestätigungsmail hinzugefügt

  • Der 29.02.2024 existiert nun im System

  • Fehlerhafte Kursfeldzuordnung "Weitere Informationen zu Terminen auf Anfrage", "Hinweise zum Ablauf" und "Hinweise zur Prüfung und Zertifikat/Abschluss" behoben

  • Falscher Linkaufbau zur Homepage des Seminaranbieters wurde korrigiert

Neue Funktionen:

  • Übersicht über alle angebotenen Kurse auf Anbieterprofil hinzugefügt

  • Nur Prüfungsaccounts: Neuerstellung von Vorschrift Anpassungsfortbildungsabschluss und regionale Vorschriften möglich

Anpassungen/ Verbesserungen:

  • Aktulisierung Impressum und Informationspflichten

  • Hinzufügen AGB Seite in Vorbereitung auf Neuregistrierung

  • Zweispaltige Ergebnisdarstellung auf großen Bildschirmen

  • Angleichung Weiterbildungs- und Prüfungsansicht

  • Verbesserung XML Verarbeitung

Fehlerbehebungen:

  • Fehlende Anzeige bei unvollständigen Start-und Endterminen im XML Upload ergänzt

  • Behebung des Fehlers, dass pro Verantstaltung nur ein Termin angelegt werden konnte

  • Fehlende Ansprechpartner beim XML Import werden nun angezeigt

  • Fehlende Kursadressen beim Import werden nun übernommen

Neue Funktionen:

  • Verzeichnis von Ansprechpartnern verfügbar

  • Verzeichnis von Adressen verfügbar

  • Möglichkeit Ansprechpartner für Einzelveranstaltung zu hinterlegen verfügbar

  • Änderung der E-Mail-Adresse nun durch Admin selber möglich

Anpassungen/ Verbesserungen:

  • Mehrzahl an Stammadressen wird auf eine Stammadresse begrenzt

  • Textkorrektur bei Termineingabe

  • Ortssuche wird nun unabhängig von der Angebotsform durchgeführt

  • Beim Schließen des Bearbeitungsfensters wird nun nach einer Bestätigung gefragt, insofern Änderungen vorgenommen wurden

  • Anpassung Informationsdarstellung Telefon, E-Mail, Web in Detailansicht von Kursen, Anbietern und Prüfungen

  • Feld "Kurzbeschreibung" aus der GUI entfernt

  • Überarbeitung Seitennavigation im Adminprofil für Weiterbildungsanbieter

  • Anpassung "Profilbild"

  • Überarbeitung Text auf der Startseite

Fehlerbehebungen:

  • Fehlermeldung bei Dublette der "Kurs - ID in Drittsystem" behoben

  • Leere Adressfelder (Darstellung durch einzelnes Komma) entfernt