FAQ Weiterbildungs-Informations-System
Auf dieser Seite möchten wir Ihnen die Antworten auf häufig gestellte Fragen geben. Diese Übersicht wird dabei laufend aktualisiert.
- 1 Allgemeine Fragen
- 2 Fragen zur Nutzung von Funktionen
- 2.1 Weiterbildungsanbieter/ Trainer
- 2.1.1 Wie kann ich den XML-Import nutzen?
- 2.1.2 Ich möchte meine Veranstaltungen manuell hinterlegen. Wie funktioniert das?
- 2.1.3 Woran erkenne ich, ob ein Import erfolgreich war?
- 2.1.4 In meinem Import-Protokoll tauchen für meinen letzten Versuch Warnungen auf. Was bedeutet das?
- 2.1.5 Meiner letzter Import schlug aufgrund eines Fehlers fehl. Was kann ich jetzt tun?
- 2.1.6 Ich habe einen Online Kurs/ meine Adresse steht noch nicht final fest. Leider funktioniert mein Import nicht, wenn ich die Adresse nur teilweise hinterlege. Was kann ich tun?
- 2.1.7 Meine Kurse tauchen in der Suche nicht auf. Welche Möglichkeiten habe ich das Ranking zu verbessern?
- 2.2 IHK-Prüfungsverantwortliche
- 2.1 Weiterbildungsanbieter/ Trainer
- 3 Fragen zum Account
- 3.1 Was ist mit meinem bereits bestehenden Account passiert?
- 3.2 Sind meine hinterlegten Kursen noch vorhanden?
- 3.3 Wie kann ich mich in meinen Account einloggen?
- 3.4 Welche Möglichkeiten zum Login gibt es?
- 3.4.1 OAuth Login (LUX BS)
- 3.4.2 E-Mail-Adresse/ Passwort
- 3.5 Beim Login wird nach einer E-Mail-Adresse gefragt. Ich besaß ursprünglich nur einen Benutzernamen. Wie muss ich hier vorgehen?
- 3.6 Wie kann ich die Rechnungsinformationen in meinem Account anpassen?
- 4 Fragen zum Vertrag
- 5 Release Übersicht
Allgemeine Fragen
Was ist WIS?
WIS ist ein bundesweites Informationsportal rund um die berufliche Weiterbildung und führt dabei gezielt Anbieter und Interessenten von Weiterbildung zusammen. Dafür werden drei primäre Datenbanken rund um die Weiterbildung zur Verfügung gestellt:
WIS – Seminardatenbank
WIS - IHK-Weiterbildungsprüfungen
WIS - Trainerdatenbank
Wie werde ich über neue Funktionen informiert?
Für jede neue Etappe des WIS werden die entsprechenden Funktionen auf der WIS-Webseite und per E-Mail kommuniziert.
Gibt es ein Benutzerhandbuch, indem ich mich über Funktion und Aufbau informieren kann?
Ja! Es gibt für Weiterbildungsanbieter & Trainer und IHK-Mitarbeitende jeweils ein Benutzerhandbuch. Diese sind so aufgebaut, dass im ersten Teil der aktuelle Aufbau des WIS genauer beschrieben wird. Im zweiten Teil finden Sie genauere Informationen zum aktuellen Administrationsbereich.
Benutzerhandbuch für Weiterbildungsanbieter & Trainer
Benutzerhandbuch für IHK-Mitarbeitende
Zusätzlich können Sie sich den aktuellen Funktionsumfang per Video anschauen:
Fragen zur Nutzung von Funktionen
Weiterbildungsanbieter/ Trainer
Wie kann ich den XML-Import nutzen?
Als Weiterbildungsanbieter haben Sie die Möglichkeit Ihre gesamten Kurse über eine XML-Schnittstelle hochzuladen. Der Aufbau der XML-Datei muss dabei dem folgenden XSD-Schema entsprechen. Eine Beispieldatei, wie eine lesbare XML-Datei aussieht, können Sie hier herunterladen.
Aktuell werden zwei Möglichkeiten für den Import angeboten. Melden Sie sich für beide Optionen zu Beginn in Ihrem Account an.
Manueller Import: Laden Sie manuell Ihre erstellte XML-Datei in das WIS-Portal hoch. Ihre Kurse werden bei einem erfolgreichen Upload vollständig ausgetauscht.
Automatischer Import: Ihre per URL hinterlegte XML-Datei wird täglich automatisch abgerufen. Die XML-Datei muss dazu auf einem für das WIS-Portal frei zugänglichen Webserver abgelegt werden.
Achtung: Bei der Verarbeitung von sehr großen Dateien (mehr als 100.000 Zeilen innerhalb der XML-Datei) kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Bitte achten Sie hierbei auf den letzten Eintrag im Import-Protokoll. Solange das “Verarbeiten Symbol” (rotierende Pfeile) angezeigt wird, wird Ihre Datei verarbeitet.
Eine Übersicht zu den beiden Funktionen finden Sie im folgenden Video:
Notwendige Dateien:
Allgemeine Dokumentation | XSD Schema-Datei | Beispiel XML Datei |
|---|---|---|
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Ich möchte meine Veranstaltungen manuell hinterlegen. Wie funktioniert das?
Zur manuellen Erstellung von Veranstaltungen (inkl. hinterlegen von Terminen, Adressen und Ansprechpartnern) haben wir ihnen die folgende Anleitung erstellt. (Stand: Mai 2023)
Woran erkenne ich, ob ein Import erfolgreich war?
Über Ihren Account unter Datenimport finden Sie das Import-Protokoll.
Hier wird Ihnen übersichtlich dargestellt, wann der letzte Import vorgenommen wurde und dieser erfolgreich war. Klicken Sie für eine detaillierte Betrachtung auf einen Eintrag.
In meinem Import-Protokoll tauchen für meinen letzten Versuch Warnungen auf. Was bedeutet das?
Du die Überarbeitung und Modernisierung der Schnittstelle kann es passieren, dass einzelne Elemente nicht mehr verarbeitet werden können. Um jedoch weiterhin einen Import durchführen zu können, haben wir uns dafür entschieden in diesen Fällen eine Warnung anzuzeigen.
Das bedeutet, dass die hinterlegten Informationen für diese Elemente zwar nicht verarbeitet werden können, eine weitere Bearbeitung der Datei jedoch weiterhin möglich ist.
Es empfiehlt sich bei zukünftigen Versuchen auf diese Elemente zu verzichten.
Ein Beispiel finden Sie hier:
Meiner letzter Import schlug aufgrund eines Fehlers fehl. Was kann ich jetzt tun?
Klicken Sie für eine erste Untersuchung auf den fehlgeschlagenen Versuch innerhalb des Import-Protokolls. Dort werden Ihnen weitere Informationen angezeigt. Eine beispielhafte Fehlermeldung finden Sie hier:
Das WIS-Portal zeigt Ihnen die exakte Stelle an: “⇑⇑⇑ ===== Validierungsfehler".
Bitte überprüfen Sie, ob der Aufbau des Elements richtig ist und ob das Element im WIS-Portal genutzt werden (weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt “Wie kann ich die XML-Schnittstelle nutzen?”)
Ich habe einen Online Kurs/ meine Adresse steht noch nicht final fest. Leider funktioniert mein Import nicht, wenn ich die Adresse nur teilweise hinterlege. Was kann ich tun?
Aktuell ist es notwendig, dass die hinterlegten Kurse ebenfalls eine Adresse besitzen, auch wenn diese Online stattfinden oder die Adresse noch nicht final hinterlegt ist. Falls einer der beiden Fälle für Sie zutrifft, können Sie die folgende Anpassung an dem ADDRESS-Element vornehmen:
Typ | Falsch | Richtig |
|---|---|---|
Online | <ADDRESS>
<A_NAME>Zoom</A_NAME>
</ADDRESS> | <ADDRESS>
<A_NAME>Zoom</A_NAME>
<A_STREET></A_STREET>
<A_CITY></A_CITY>
<A_ZIP></A_ZIP>
<A_COUNTRY>DE</A_COUNTRY>
</ADDRESS> |
Adresse noch ausstehend | <ADDRESS>
<A_NAME>Hotel Stuttgart</A_NAME>
</ADDRESS> |
Meine Kurse tauchen in der Suche nicht auf. Welche Möglichkeiten habe ich das Ranking zu verbessern?
Die Platzierung eines Kurses innerhalb der Suche wir über eine Relevanzberechnung durchgeführt. Hierfür werden die folgenden Bereiche auf eine entsprechende Relevanz überprüft:
Titel
Beschreibung
Schlagwörter
Bitte achten Sie bei der Erstellung darauf, dass das für Sie wichtige Suchwort in jedem der drei Bereiche vorkommt.
Das Spammen (Wiederholtes Verwenden des gleichen Suchwortes hintereinander) führt zu einer Abstrafung der Platzierung.
Detailliertere Informationen finden Sie hier (Achtung: Informationen nur auf Englisch vorliegend): PostgreSQL: Documentation: 14: 12.3. Controlling Text Search
IHK-Prüfungsverantwortliche
Bitte beachten Sie, dass für eine Bearbeitung der Prüfungen und Anbieter ein LUX BS Account mit den notwendigen Rollen vorhanden sein muss. Mehr Informationen finden Sie hier.
Wie kann ich die der IHK bekannten Anbieter bearbeiten bzw. wie kann ich neue Anbieter anlegen?
Im WIS-Portal haben Sie die Möglichkeit über Ihren Prüfungsaccount neue Anbieter anzulegen bzw. bestehende Anbieter zu bearbeiten. Melden Sie sich dazu über Ihren LUX-BS Benutzeraccount im WIS-Portal an. Anschließend navigieren Sie zum Bereich Anbieter und nehmen dort die gewünschten Anpassungen vor. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im nachfolgenden Dokument:
Wie kann ich eine Prüfung bearbeiten bzw. eine neue Prüfung anlegen?
Im WIS-Portal haben Sie die Möglichkeit über Ihren Prüfungsaccount neue Prüfungen anzulegen bzw. bestehende Prüfungen zu bearbeiten. Melden Sie sich dazu über Ihren LUX-BS Benutzeraccount im WIS-Portal an. Anschließend navigieren Sie zum Bereich Prüfung und nehmen dort die gewünschten Anpassungen vor. Eine detaillierte Anleitung finden Sie im nachfolgenden Dokument:
Fragen zum Account
Was ist mit meinem bereits bestehenden Account passiert?
Ihre gesammelten Account-Informationen wurden in die aktuelle Zwischenlösung importiert (Stand 08/2022). Sie können, gemäß den aktuellen Funktionsumfangs, die hinterlegten Daten bearbeiten.
Sind meine hinterlegten Kursen noch vorhanden?
Ja! Ihre gesamten Kurse (Stand: 08.2022) wurden in die WIS-Zwischenlösung migriert. Dadurch müssen Sie nicht alle Kurse neu anlegen.
Wie kann ich mich in meinen Account einloggen?
Sollten Sie bereits einen WIS-Account besitzen, können Sie sich mit der ursprünglichen E-Mail wieder anmelden. Beachten Sie bitte, dass aufgrund des Cyberangriff alle bestehenden Passwörter aktualisiert werden müssen. Sie werden daher bei der erstmaligen Anmeldung um die Aktualisierung Ihres Passwortes gebeten.
Welche Möglichkeiten zum Login gibt es?
Aktuell wird zwischen zwei Anmeldemöglichkeiten unterschieden.
OAuth Login (LUX BS)
Damit Anbieter und Prüfungen entsprechend gepflegt werden können ist ein LUX Benutzerkonto mit den folgenden Rollen notwendig:
IHKD_WIS_IHKAnbieter: berechtigt zur Bearbeitung der Anbieter
IHKD_WIS_IHKPruefung: berechtigt zur Bearbeitung von Prüfungen
Die Rollen können Sie bei Ihrem LUX BS Benutzerverwalter anfragen.
E-Mail-Adresse/ Passwort
Diese Anmeldemöglichkeit steht allen Weiterbildungsanbietern und Trainern zur Verfügung. Sie können Sie mit Ihrer bekannten Account E-Mail-Adresse und dem entsprechenden Passwort anmelden. Sollten Sie ihr Passwort vergessen haben, können Sie über dem Passwort-Feld auf die Option „Passwort vergessen“ klicken, um Ihr aktuelles Passwort zurückzusetzen.
Beim Login wird nach einer E-Mail-Adresse gefragt. Ich besaß ursprünglich nur einen Benutzernamen. Wie muss ich hier vorgehen?
Aufgrund der Umstellung werden die Benutzernamen zur Anmeldung nicht mehr benötigt. Ihr Login kann über die hinterlegte E-Mail-Adresse zu Ihrem Benutzernamen durchgeführt werden.
Wie kann ich die Rechnungsinformationen in meinem Account anpassen?
Um einen abweichenden Rechnungsempfänger zu hinterlegen navigieren Sie bitte innerhalb Ihres Account zum Menüpunkt Vertragsinformationen.
Dort finden Sie den Bereich Rechnungsempfänger vor.
Nutzen Sie nun die Auswahlfläche Abweichende Adresse und hinterlegen Sie die neuen Rechnungsinformationen. Bitte beachten Sie, dass alle Formularfelder entsprechend ausgefüllt werden müssen, damit die Rechnung erfolgreich zugesendet werden kann.
Fragen zum Vertrag
Wie kann ich mich als Weiterbildungsanbieter / Trainer in WIS listen lassen?
Herzlichen Dank für Ihr Interesse am WIS-Portal. Sie können sich über den folgenden Link im WIS-Portal registrieren: https://wis.ihk.de/anbieter/werden
Wie hoch sind die Kosten für registrierte Weiterbildungsanbieter und Trainer?
Weiterbildungsanbieter
monatlich 25,60 Euro zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer
keine Begrenzung der Anzahl Ihrer veröffentlichten Seminarangebote
Kündigungsfrist: einen Monat zum Monatsende
Rechnungslegung erfolgt 2 x jährlich (1/2 Quartal)
Trainer
monatlich 10,68 Euro zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer
Kündigungsfrist: einen Monat zum Monatsende
einmalige Rechnungslegung zum Jahresende (4. Quartal)
Die Rechnungstellung erfolgt nicht im Voraus, sondern ausschließlich rückwirkend für erbrachte Leistungszeiträume.
Release Übersicht
Hier werden Sie zukünftig alle Informationen zu den Releases für das WIS-Portal finden.